Al planificar las actividades de recaudación de fondos del COTA, recuerde que la elaboración de un presupuesto es una parte importante del proceso. Para garantizar que un evento presencial o virtual proporcione el mayor beneficio posible a su campaña comunitaria COTA, deberá prestar especial atención a las previsiones de gastos e ingresos. Para ayudarle, COTA proporciona una hoja de cálculo del presupuesto, que se encuentra en la sección Voluntarios de COTA.org.
Acuérdate:
Si va a solicitar fondos para pagar gastos, deberá presentar una Hoja de Presupuesto al COTA al menos cuatro semanas antes del evento. Si el COTA no dispone de una hoja de presupuesto para un evento, se denegarán las solicitudes de pago de gastos.
Muchos de los artículos necesarios para un evento de recaudación de fondos del COTA se aportarán como regalos en especie a la campaña comunitaria. Si no está seguro de estas contribuciones cuando complete el presupuesto, inclúyalas como gasto. Cuando se consigan contribuciones en especie, la recaudación del evento será aún mayor. Visite la sección Voluntarios de COTA.org para consultar las Directrices sobre donativos en especie.
Todos los materiales promocionales, incluidos folletos, panfletos y publicaciones en redes sociales, deben ser aprobados a través de CampaignInfo@cota.org antes de su impresión o distribución. Si la actividad va a tener gastos, el COTA deberá aprobar una hoja de cálculo del presupuesto antes de presentar cualquier material promocional para su aprobación.
A medida que se incurra en los gastos aprobados, el COTA trabajará con el Coordinador comunitario para gestionar los reembolsos, depósitos y pagos de facturas a los proveedores. Todas las solicitudes de pago de gastos deben hacerse por escrito junto con las facturas originales de los proveedores o recibos desglosados que hayan sido revisados por la campaña comunitaria para comprobar su exactitud. Deje pasar al menos siete días laborables para tramitar las solicitudes de pago.
Si tiene alguna pregunta sobre la hoja de cálculo del presupuesto o sobre la recaudación de fondos del COTA, póngase en contacto con CampaignInfo@cota.org.